初稿寫完之後，從第一頁開始逐句修，是最花時間、效果也最差的改法：花一個晚上把某一段的句子修順，隔天發現整段該刪。修改要分輪，每一輪只看一個層次，由大到小：先結構與論證，再段落，再句子，最後才是格式與引用。下面說明每一輪檢查什麼、做完手上應該有什麼，接著是怎麼請人看稿，以及稿件常被退回的原因分別該在哪一輪擋下來。
四輪修改各看什麼
| 輪次 | 看的單位 | 檢查的問題 | 做完手上有什麼 |
|---|---|---|---|
| 第一輪：結構與論證 | 整篇 | 中心論點能不能用一句話說完；研究問題、方法、結果、結論是否一一對得上 | 一句話論點，加一張研究問題對照表 |
| 第二輪：段落 | 每一段 | 每段是不是只做一件事；第一句有沒有點出這段的重點；段落順序合不合理 | 一份反向大綱（每段一行） |
| 第三輪：句子 | 每一句 | 主詞清不清楚；同一個概念是否全篇同一個詞；推論的用字有沒有超過資料 | 一張術語表，和一份唸過一遍的稿子 |
| 第四輪：格式與引用 | 細節 | 文內引用與文末書目是否逐筆對應；圖表編號、數字前後是否一致；是否符合格式規定 | 一份逐項打勾的核對清單 |
順序不能反過來。前一輪會刪段、搬段、重寫，後一輪的工夫做早了就是白做。唯一的例外是開頭幾段的錯字與病句多到讀者看不下去時，先清掉那幾段，否則幫忙看稿的人根本讀不到論點。
第一輪：結構與論證
這一輪不改任何句子，只做三件事。
- 寫一句話論點：把稿子蓋起來，寫下「本文用〔資料或方法〕，得到〔主要結果〕，說明〔意義〕」。寫不出來，或每次寫的都不一樣，代表問題在研究的主軸，不在文字。
- 做研究問題對照表：一個研究問題一列，欄位是「用什麼方法回答」「結果在哪一張表或哪一節」「結論的哪一句回應它」。任何一格空白都是漏洞：有問題沒結果、有結果沒討論，或結論回答了一個沒問過的問題。
- 檢查結論的強度：單一時間點的問卷資料只能說兩個變項有關聯，不能寫成甲造成乙；樣本只有一個縣市，就不能推到全國。
各章各節該放什麼、不該放什麼，可以對照論文架構範例（五章目錄）逐章檢查。這一輪最常錯的有兩種：文獻探討花了三頁談的概念，方法裡根本沒有測量；結論裡出現正文沒有資料支持的建議。
第二輪：段落
用的工具是反向大綱：不是寫作前擬的大綱，而是從寫好的稿子倒推回去。
- 每一段旁邊用 10 個字左右寫下「這段的主題」。
- 再寫一句「這段對整篇論證的作用」，例如「說明為什麼選這個樣本」。
- 兩句都寫不出來的段落，刪掉或拆開；兩段主題相同就合併；順序跳來跳去就搬動。
- 最後只讀每段的第一句，從頭連到尾。連起來應該像一篇通順的摘要；讀不通的地方，就是段落之間缺了銜接，或那一段的重點藏在段尾。
做完會有一份每段一行的清單，整篇的走向一眼看得出來。最常錯的是文獻探討寫成流水帳：一段講一篇文獻，段與段之間沒有比較。好的段落是以主題為單位，讓幾篇文獻在同一段裡互相對照，寫法可以看文獻探討範例（完整段落）裡逐句的說明。
第三輪：句子
結構和段落都定了，才值得花時間修句子。逐項做：
- 唸出聲：唸到卡住、要換氣、要回頭重讀的地方做記號，那些就是要改的句子。
- 拆長句：一句裡出現兩個以上的「並且、以及、而」，或讀到句尾已經忘了主詞，就拆成兩句。
- 統一術語：「工作壓力」「職業壓力」「教學壓力」如果指的是同一個構念，全篇只用一個。列一張術語表，用搜尋功能逐一替換。
- 調整推論用字：相關分析的結果寫「有關聯」「呈正相關」，不寫「影響」「導致」；結果支持假設寫「支持」，不寫「證明」。
- 刪掉不帶資訊的句子：「隨著時代的進步」這類開頭，拿掉之後意思沒有少，就拿掉。
- 數字寫法一致：小數位數、百分比、統計符號全篇同一種寫法。
這一輪最常見的錯不在怎麼改，而在太早改：第一輪還沒過就開始修句子。
第四輪：格式與引用
最後一輪是核對，照清單逐項打勾：
- 引用雙向核對：文內每一筆引用在文末書目找得到，文末每一筆書目在文內至少被引用一次。前幾輪刪過段落之後，書目裡常留著已經沒人引用的文獻。
- 書目本身正確：作者、年份、題名、卷期頁碼逐筆確認。可以先用參考文獻真偽檢查找出查不到或資料有出入的，再用APA 格式產生器統一格式。
- 數字前後一致：摘要、方法、結果、表格裡的樣本數與主要統計值要是同一組數字。
- 圖表：編號照內文提到的順序排，每一張圖表內文都有提到，表頭與單位齊全。
- 格式規定：學位論文照學校的格式規範，期刊稿照投稿須知的字數上限、摘要字數、匿名審查要求（稿件裡不留作者姓名、單位與致謝）。
- AI 工具的使用：修稿時若用了 AI 工具潤飾或翻譯，依學校或期刊的規定揭露，聲明的寫法可用AI 使用揭露聲明產生器產生。
一篇碩士論文改寫成期刊稿的四輪修改（示意）
一位碩士生把學位論文改寫成期刊稿，初稿 12,000 字、38 段、書目 46 筆，目標期刊的字數上限是 10,000 字。
- 第一輪（2 天）：一句話論點寫到第三次才定下來。研究問題對照表列出 3 個研究問題，發現第 3 個（調節效果）在結果裡有一張表，討論卻一個字都沒提；另外結論有一句談學校規模，但沒有任何研究問題對應它。處理方式：討論補一段，結論那一句刪掉。
- 第二輪（2 天）：反向大綱做完，38 段裡有 5 段寫不出作用。其中 3 段刪除，2 段合併成 1 段；文獻探討有 2 段對調順序。剩下 34 段，約 10,600 字。
- 第三輪（3 天）：統一 3 組術語，拆開二十幾個長句，把 6 處「影響」改成「相關」。字數降到 9,800 字。
- 第四輪（1 天）：引用雙向核對發現，46 筆書目裡有 4 筆在內文已經被刪掉，另外有 2 筆內文引用了、書目卻沒有，修正後是 44 筆。摘要寫的有效樣本是 412 份，方法寫的是 421 份；回頭查原始資料檔，確認是 412 份，全篇統一。
8 天後交出去的稿子是 9,800 字、34 段、44 筆書目。字數超過上限的問題沒有另外處理，是在第二輪刪段、第三輪拆句的過程中順帶解決的；如果一開始就為了壓字數逐句刪字，那 5 段沒有作用的段落會一直留在稿子裡。
找誰看、怎麼請對方看
不同的人適合看不同的輪次，請人看之前先想清楚要對方看什麼。
- 指導教授或同領域的學長姐：看第一輪的問題。把一句話論點和研究問題對照表一起附上，並提出兩三個具體問題，例如「第 3 個研究問題用這個分析方法是否恰當」。只說「請幫我看看」，得到的多半是零星的文字修改。
- 不同領域的同學：看第二輪與可讀性。請對方只讀引言，然後說出這篇論文要回答什麼問題；說不出來，或說的和自己的一句話論點不一樣，引言就要重寫。
- 自己：每一輪之間隔兩三天再看。印成紙本或換一種字型與行距，比較容易看到螢幕上讀慣而略過的錯。
收到的意見逐條列成一張表，每條標上「照改」「部分採用」「不採用與理由」，改完再回頭核對有沒有漏掉。最常錯的是第一輪還沒過就請人挑錯字，以及同時把稿子寄給五個人，收回五份互相矛盾的意見卻沒有人看過最新的版本。一次找一到兩位，改完再給下一位。
常被退回的原因，各該在哪一輪擋下來
不論是口試委員退回修改，還是期刊審稿人建議退稿，理由大多落在下面幾類，每一類都對得上前面的某一輪：
- 主題不在期刊的收稿範圍、格式不符投稿須知：編輯初審就會退，還沒送到審稿人手上。這要在投稿前處理，做法見期刊投稿準備。
- 統計方法不適當，或結果報告不完整：第一輪的對照表要擋下來，每個研究問題都要有對應的分析與完整的結果。
- 結論超出資料能支持的範圍：第一輪檢查結論強度，第三輪調整推論用字。
- 測量工具或樣本交代不清：第二輪檢查方法一節的每一段是否各自交代了對象、工具、程序、分析。
- 文章難讀、抓不到重點：第二輪的反向大綱與第三輪的唸稿。
- 引用與書目對不上、格式錯誤：第四輪。
有兩類問題靠修改文字解決不了：樣本太小或取樣有偏，以及測量工具本身沒有信效度證據。這只能補資料，或在研究限制裡照實寫清楚、並把結論收到資料撐得住的範圍，限制段落的寫法可參考研究範圍與研究限制範例。
參考資料
- Purdue Online Writing Lab. (n.d.). Higher order concerns (HOCs) and lower order concerns (LOCs). Purdue University. https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/mechanics/hocs_and_locs.html
- Purdue Online Writing Lab. (n.d.). Reverse outlining: An exercise for taking notes and revising your work. Purdue University. https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/the_writing_process/reverse_outlining.html
- Bordage, G. (2001). Reasons reviewers reject and accept manuscripts: The strengths and weaknesses in medical education reports. Academic Medicine, 76(9), 889–896. https://doi.org/10.1097/00001888-200109000-00010
- Mensh, B., & Kording, K. (2017). Ten simple rules for structuring papers. PLOS Computational Biology, 13(9), e1005619. https://doi.org/10.1371/journal.pcbi.1005619